《國家電網(wǎng)公司電子文件管理辦法》規(guī)定，反映電子文件保管過程的相關(guān)信息應(yīng)當(dāng)記錄和保存，反映電子文件利用過程的相關(guān)信息可以記錄但無需保存。

電子文件整理是指對電子文件進(jìn)行分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等一系列使其形成有序體系的過程。

信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件的歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍劃定。

根據(jù)《國家電網(wǎng)公司紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理過程中，文書檔案和科技檔案（不包括超大頁面中的工程圖紙）宜采用PDF（或CEB）文檔保存，一件保存為一個(gè)文檔。

《國家電網(wǎng)公司紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》規(guī)定，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理過程中，應(yīng)將掃描處理后生成的符合質(zhì)量要求的文檔存放到相應(yīng)的載體上，提供利用。同時(shí)通過光盤刻錄等方式進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

檔案數(shù)字化、檔案征集、工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收等檔案工作所需經(jīng)費(fèi)應(yīng)及時(shí)向單位領(lǐng)導(dǎo)提出申請。

某單位檔案室小王在接收科技信息部門移交的檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)，除紙質(zhì)實(shí)體外，還有幾張未注明內(nèi)容的錄音磁帶和磁盤。前來移交檔案的小張解釋說：“磁帶是會(huì)議錄音，磁盤是財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)和部分?jǐn)?shù)據(jù)。我剛參加工作不久，不知道該怎樣處理這種類型的檔案?！闭埬愦⊥踔笇?dǎo)小張按規(guī)范完成檔案交接工作。

某工程項(xiàng)目部采購了一批鋼材，采購員交給資料員的這批鋼材質(zhì)量證明文件是復(fù)印件，經(jīng)銷商未蓋章，也未注明購買的批次型號(hào)數(shù)量。這份復(fù)印件也是用傳真紙復(fù)印的，部分?jǐn)?shù)據(jù)看不清楚。資料員將此份復(fù)印件歸入原材料質(zhì)量證明文件中，請指出其中的錯(cuò)誤之處。

電子文件整理采用系統(tǒng)自動(dòng)整理的方式，從而避免了人工整理速度慢、效率低的問題。

《國家電網(wǎng)公司供電企業(yè)檔案分類表（6～9大類）》規(guī)定，設(shè)備開箱材料，即設(shè)備制造廠家提供的產(chǎn)品合格證、說明書、圖紙、調(diào)試記錄等歸入（）大類。