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不要在打電話時(shí)叼著香煙或嚼口香糖,對(duì)方如果聽出來會(huì)覺得你很沒有禮貌。
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接到抱怨和投訴的電話時(shí),要有涵養(yǎng),不要與對(duì)方爭(zhēng)執(zhí),并表示盡快處理。
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如果對(duì)方打錯(cuò)電話,不要責(zé)備對(duì)方,知情時(shí)還應(yīng)告訴對(duì)方正確的號(hào)碼。
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通話時(shí)要態(tài)度溫和,表述清楚,注意措辭,努力創(chuàng)造一種相互信任和尊重的氣氛。
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秘書通話的過程也是對(duì)外交往的過程,秘書應(yīng)該在語言和行為兩個(gè)方面做到文明禮貌,樹立組織對(duì)外交往的良好形象。
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凡涉及秘密事項(xiàng)的,一律使用保密電話;如果對(duì)方在普通電話中問及秘密事項(xiàng),應(yīng)該拒絕,如果只涉及單位內(nèi)部的不宜公開的事項(xiàng),可使用普通電話,但必須注意周圍環(huán)境是否安全,有沒有不該了解情況的人在場(chǎng)。
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接聽電話要及時(shí),語音要標(biāo)準(zhǔn),語意簡(jiǎn)明,不用電話閑聊,也不用電話談及秘密的內(nèi)容。
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通話清楚準(zhǔn)確原則的具體要求是陳述和表達(dá)的內(nèi)容應(yīng)該清楚準(zhǔn)確,不能含糊籠統(tǒng),模棱兩可;口齒要清楚,發(fā)音要準(zhǔn)確;理解要清楚準(zhǔn)確,不要不懂裝懂或者滿足于一知半解;電話記錄要記錄清楚,字跡工正。
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公室人員接打電話時(shí),要堅(jiān)持清楚準(zhǔn)確;簡(jiǎn)短高效;安全保密;提高警惕;文明禮貌的原則。
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《事故情況記錄表》通常記錄下面的信息:事故日期;事故地點(diǎn);事故涉及人員;事故的證明;事故過程的概述和填寫事故記錄表的人員簽字。
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事故應(yīng)該立即報(bào)告給上級(jí)或者安全主管,具體要求填寫《事故情況記錄表》和《工傷情況報(bào)告表》,證人和事故涉及的人員有可能也需要完成工傷記錄。
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