【案例分析題】

H公司采購(gòu)管理 
H公司簡(jiǎn)介。H公司是一家中外合資的現(xiàn)代化大型包裝企業(yè)，成立于1986年，擁有從美，英、德等國(guó)家引進(jìn)的世界上最先進(jìn)的A型罐、B型罐、金屬印刷和涂膜生產(chǎn)線，是目前國(guó)內(nèi)規(guī)模最大，設(shè)備和技術(shù)最先進(jìn)的制罐企業(yè)之一。 
H公司的采購(gòu)組織 
H公司的組織結(jié)構(gòu)是典型的直線職能式，公司的最高層是董事會(huì)，下設(shè)總經(jīng)理，總經(jīng)理下設(shè)兩位副總經(jīng)理，一位分管辦公室工作，另一位分管財(cái)務(wù)部，采購(gòu)部和銷售部工作。生產(chǎn)部、研發(fā)部、品牌管理部、物料部（倉(cāng)庫）和法務(wù)部都為總經(jīng)理所直接管轄。公司的采購(gòu)部門依舊從屬于或輔助于生產(chǎn)部門。就采購(gòu)部門的內(nèi)部職能而言，H公司的采購(gòu)組織仍然存在一些問題。
1.員工缺乏顧客導(dǎo)向的思想。采購(gòu)部門的員工總是從自己部門的角度出發(fā)，只考慮本部門效率的優(yōu)化和業(yè)績(jī)的提高，以使其直接領(lǐng)導(dǎo)滿意，很少考慮使顧客滿意。這樣導(dǎo)致的結(jié)果是不能提高整體效益和顧客滿意度。 
2.官僚氛圍濃厚。隨著組織規(guī)模的擴(kuò)大，僵硬的指令傳遞模式和嚴(yán)格的規(guī)章制度所構(gòu)成的直線職能型組織，導(dǎo)致H公司官僚作風(fēng)蔓延，產(chǎn)生了僵化現(xiàn)象。 
3.缺乏資源共享的信息平臺(tái)。對(duì)H公司來講，信息只存在于單個(gè)部門內(nèi)部，分散在各個(gè)子系統(tǒng)，部門之間和子系統(tǒng)之間很少有信息傳遞，這樣就形成了一個(gè)一個(gè)的“信息孤島”。H公司擬定的采購(gòu)組織優(yōu)化目標(biāo)一一構(gòu)建基于公共信息技術(shù)平臺(tái)的采購(gòu)組織。H公司計(jì)劃投入大量的人力、物力和財(cái)力來建立公共信息技術(shù)平臺(tái)，把各種信息在平臺(tái)上列出。各個(gè)部門可以從該平臺(tái)上獲取自己工作所需要的信息，同時(shí)也方便其他部門了解本部門工作的進(jìn)度以及使用相關(guān)的資料。 
H公司構(gòu)建基于公共信息技術(shù)平臺(tái)的采購(gòu)組織的目的在于通過現(xiàn)代信息技術(shù)，理順采購(gòu)流程，進(jìn)而提升采購(gòu)效率，使企業(yè)的采購(gòu)真正納入到供應(yīng)鏈管理中來。H公司擬定構(gòu)建的基于公共信息技術(shù)平臺(tái)的采購(gòu)組織具有如下優(yōu)點(diǎn)：避免由于與其他部門信息交流和溝通問題所造成的采購(gòu)部門工作的延誤；各部門的工作同步進(jìn)行，大大縮短生產(chǎn)周期，能使公司的效率得到提高；在信息交流方面，將供應(yīng)商納入到公司信息交流的平臺(tái)中來，與供應(yīng)商分享公司有關(guān)制造、開發(fā)、經(jīng)營(yíng)等方面的信息，使供應(yīng)商可以參與到公司的實(shí)際運(yùn)作中來，與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，共享利益，共擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。
采購(gòu)流程。
H公司的采購(gòu)流程包括八個(gè)環(huán)節(jié)，相關(guān)環(huán)節(jié)及其職能包括： 
①核對(duì)庫存，即對(duì)設(shè)定了安全庫存量的原材料或零部件，當(dāng)其庫存量達(dá)到或低于下限值時(shí)，由倉(cāng)庫管理員填寫“物資請(qǐng)購(gòu)單”； 
②審批，即物資請(qǐng)購(gòu)單經(jīng)物料部經(jīng)理審核通過后，報(bào)經(jīng)總經(jīng)理審批；
③供應(yīng)商選擇，即“物資請(qǐng)購(gòu)單”經(jīng)總經(jīng)理審批后，遞交采購(gòu)員，采購(gòu)員從“合格供應(yīng)商名單”中選擇2家以上的供應(yīng)商，進(jìn)行價(jià)格比較和全方位權(quán)衡； 
④擬定采購(gòu)合同，即選擇合適的供應(yīng)商，擬定“買賣合同”；
⑤訂單審批，即經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審核、副總經(jīng)理審批后，下達(dá)采購(gòu)訂單； 
⑥填寫采購(gòu)訂單，采購(gòu)員填寫“采購(gòu)訂單”，確定訂單物料的數(shù)量、單價(jià)、計(jì)劃到貨期等，采購(gòu)訂單上、應(yīng)注明年度合同編號(hào)，以便財(cái)務(wù)部審查備案，采購(gòu)訂單經(jīng)采購(gòu)部門經(jīng)理審核、公司副總經(jīng)理審批后，傳真給供應(yīng)商，由采購(gòu)員通過電話或電子郵件等方式與供應(yīng)商進(jìn)行確認(rèn)，并特確認(rèn)結(jié)果記錄在“采購(gòu)訂單”的確認(rèn)欄處，以保證采購(gòu)訂單得以順利執(zhí)行； 
⑦合同跟蹤歸檔，即采購(gòu)員負(fù)責(zé)實(shí)時(shí)跟蹤采購(gòu)物料的到貨情況，采購(gòu)員需將月度、年度所負(fù)責(zé)原材料或零部件品目的采購(gòu)訂單加以匯總和歸檔，以備年度審核用； 
⑧貨物入庫，即倉(cāng)庫人員根據(jù)《原材料進(jìn)出庫管理規(guī)程》辦理入庫手續(xù)。 
H公司原材料采購(gòu)流程似乎比較科學(xué)和合理，但仍然存在若干問題，包括：每次采購(gòu)都要經(jīng)過同樣的手續(xù)，造成資源浪費(fèi)；每次采購(gòu)的價(jià)格都只能隨行就市，失去了大規(guī)模采購(gòu)所帶采的數(shù)量折扣等價(jià)格優(yōu)惠；由于采購(gòu)不及時(shí)，只能采取保留一定安全存貨的應(yīng)對(duì)持施，占用了企業(yè)大量的營(yíng)運(yùn)資金。 
H公司擬定的原材料采購(gòu)流程優(yōu)化 
H公司計(jì)劃以供應(yīng)鏈理論、VMI的基本思想為依據(jù)來進(jìn)行原材料采購(gòu)流程的優(yōu)化再造。 
H公司認(rèn)為原材料采購(gòu)流程優(yōu)化的重要目標(biāo)是選擇戰(zhàn)略供應(yīng)商，與其建立良好的供應(yīng)鏈合作關(guān)系，為實(shí)施VMI奠定基礎(chǔ)。有鑒于此，H公司計(jì)劃采取與供應(yīng)商結(jié)成長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作伙伴的策略，通過供應(yīng)商擇優(yōu)機(jī)制，由采購(gòu)部，財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部和品牌管理部等部門的代表人員組成供應(yīng)商評(píng)估小組，對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)能力、企業(yè)信譽(yù)、戰(zhàn)略目標(biāo)和持續(xù)發(fā)展能力等指標(biāo)進(jìn)行綜合評(píng)估，從中擇優(yōu)，然后與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合同。制定了供應(yīng)商長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作伙伴策略后，H公司擬定實(shí)施如下的原材料采購(gòu)流程再造環(huán)節(jié)：  
①由采購(gòu)部與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合同； 
②供應(yīng)商根據(jù)H公司物料部（倉(cāng)庫）的實(shí)時(shí)狀況及時(shí)補(bǔ)充庫存； 
③生產(chǎn)部填寫領(lǐng)料單，從物料部（倉(cāng)庫）中領(lǐng)取原材料進(jìn)行生產(chǎn)； 
④財(cái)務(wù)部定期與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算。
H公司認(rèn)為，再造后的原材料采購(gòu)流程具有如下優(yōu)點(diǎn)： 
①不需要人工對(duì)庫存水平進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，計(jì)算機(jī)代替了紙張單據(jù)并簡(jiǎn)化了訂貨手續(xù)，因此，管理成本得以大幅降低； 
②減少了安金庫存水平和過時(shí)存貨，加速了庫存周轉(zhuǎn)，從而加速現(xiàn)金流轉(zhuǎn)，客觀上增加了流動(dòng)資金； 
③VMI縮短了供貨提前期，同時(shí)也減少了掛牌銷售而倉(cāng)庫實(shí)際缺貨的現(xiàn)象。此外，H公司認(rèn)為，要保證再造后的原材料采購(gòu)流程順利運(yùn)行，必須從現(xiàn)代信息技術(shù)著手，通過各種信息系統(tǒng)和合作協(xié)議來實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈的有效運(yùn)行，提高供應(yīng)鏈運(yùn)營(yíng)效率，節(jié)省運(yùn)營(yíng)成本。   
H公司擬定的各種信息系統(tǒng)和合作協(xié)議如下： 
①建立情報(bào)信息系統(tǒng)。要有效地管理庫存，使供應(yīng)商能夠?qū)崟r(shí)獲得庫存的有關(guān)信息， 
H公司需要建立情報(bào)信息系統(tǒng)．把由H公司進(jìn)行的需求預(yù)測(cè)與分析功能集成到供應(yīng)商的系統(tǒng)中去，使供應(yīng)商能夠掌握庫存變化的詳細(xì)情況。 
②建立供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。H公司要很好地管理庫存，必須建立起完善的供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，保證自己產(chǎn)品的需求信息和物流暢通。要求供應(yīng)商必須保證自己產(chǎn)品條碼的可讀性和唯一性，并解決產(chǎn)品分類、編碼的標(biāo)準(zhǔn)化問題，同時(shí)要解決商品存儲(chǔ)運(yùn)輸過程中的識(shí)別問題。 
③協(xié)商與擬定供應(yīng)商與H公司的合作框架協(xié)議。H公司與供應(yīng)商一起通過協(xié)商，確定訂單處理的業(yè)務(wù)流程以及庫存控制的有關(guān)參數(shù)，如再訂貨點(diǎn)、最低庫存水平等，并選擇庫存信息的傳遞方式。在擬定了采購(gòu)組織和采購(gòu)流程優(yōu)化目標(biāo)和具體過程后，H公司決定集中人力、財(cái)力和物力來加以實(shí)施，其實(shí)施前景令人期待。

結(jié)合案例，分析H公司優(yōu)化采購(gòu)需要借助哪些信息技術(shù)？這種技術(shù)進(jìn)步對(duì)于H公司的采購(gòu)管理會(huì)產(chǎn)生什么樣的影響？