無論電子文件集中存儲還是分散存儲，ERMS都應集中存儲、管理和維護元數(shù)據(jù)。

電子文件的保護重點是維護載體上記錄信號的可讀性。

用棉花球蘸酒精輕擦可以去除膠片照片上的塵土。

以服務為中心，集中統(tǒng)一管理各類檔案、數(shù)據(jù)，整合各類軟件系統(tǒng)運行的數(shù)據(jù)，是實現(xiàn)數(shù)據(jù)分析成果價值利益最大化的良機。

檔案全文數(shù)據(jù)庫的建立是一項基礎性工作，是實現(xiàn)檔案信息化管理的前提。

對縮微膠片進行掃描加工后，原縮微膠片應與紙質(zhì)檔案一并保存，不能擅自銷毀。

對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，要遵循三個基本原則，即統(tǒng)計數(shù)據(jù)要準確、統(tǒng)計方法要科學、統(tǒng)計項目要使用實用。

定期歸檔的電子文件還需要形成機讀目錄。

目錄數(shù)據(jù)的錄入可采用“雙機對錄互校”方式，每一條目由兩個錄入人員分別錄入，軟件自動進行對比較對，錯誤數(shù)據(jù)由錄入人員修正。

如果唱片出現(xiàn)輕度發(fā)霉，可用含有50%工業(yè)酒精和50%蒸餾水的溶劑洗滌。