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在聯(lián)邦制國家,文件中心分聯(lián)邦文件中心和非聯(lián)邦的文件中心,它們都負(fù)責(zé)保管半現(xiàn)行文件。在中央集權(quán)制國家,有中央級和地方級文件中心之分。
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外國文件中心是一種不同于登記室的文件管理機(jī)構(gòu),它不是機(jī)關(guān)的內(nèi)部機(jī)構(gòu),往往獨(dú)立于機(jī)關(guān)之外,屬檔案系統(tǒng)。
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從檔案館參與的角度來論述文件管理職能,主要是強(qiáng)調(diào)檔案館和檔案人員對公共機(jī)關(guān)的文件形成、保管和處置具有檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)作用。
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以文件生命周期為基礎(chǔ),分階段論述文件管理職能的優(yōu)點(diǎn)是根據(jù)文件在不同階段的不同特點(diǎn),采取不同的管理方法,使文件得到最為適宜的保管,盡可能地發(fā)揮文件的作用。
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文件管理職能包括兩方面:一是現(xiàn)行機(jī)關(guān)的文件管理職能,二是文件中心的文件管理職能。
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泛指型的文件定義是既指所有公私機(jī)構(gòu)又指個人活動中形成的文件,即指一切公私文件。
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擴(kuò)展型的文件定義擴(kuò)展到公私機(jī)構(gòu)的文件,將文件形成者界定為任何公私機(jī)構(gòu)。
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專指型的文件定義專指公共文件,將文件形成者僅僅界定為“政府部門”或“公共機(jī)構(gòu)”。
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各國對文件管理的表述一般都以自己國家的特點(diǎn)來制定,而不是都以文件的整個生命周期為基礎(chǔ)。
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文件管理是指對文件在其形成、保存、利用和處置過程中進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)而有效的全面管理。
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人事檔案屬于文書檔案的一部分。
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