【案例分析題】國家某部派出了調(diào)查組到某省的信訪局，調(diào)查A縣劉某關于一起行政訴訟案的上訪材料。劉某曾因此案敗訴被判刑，劉某不服，曾給某省領導寫過申訴信，涉及到與案情相關的重要情況。省領導在申訴信上做了批示，省信訪局將該批示轉(zhuǎn)給A縣縣委辦公室負責辦理。  省信訪局的檔案員來到檔案室查找有關檔案，結(jié)果沒有找到。其中最重要的材料，省領導的批示件和該縣縣委的回復都不知去向。檔案員查找領導交辦登記簿，也沒有查到劉某來信的記載，反復查詢均無著落。無奈之下，只得派人專門驅(qū)車往A縣信訪辦查找，但縣信訪辦并無經(jīng)手此信的相關材料。經(jīng)過縣信訪辦主任的回憶，當時他在縣委工作的時候，曾經(jīng)見過縣委的回復材料。但是查找縣委也無所獲，甚至連發(fā)文登記本也沒有找到。半個月過去了，因為檔案材料不全使得調(diào)查無法進行，調(diào)查小組只好失望而歸。  然而時隔5年，省信訪局在收集整理5年前的一些案卷歸檔時，才發(fā)現(xiàn)與此案相關的來信處理記錄和A縣縣委辦回復材料都保存在領導交辦信件處理卷宗中，共計5份材料12頁紙及省領導的批示。但是，當這批檔案材料送達后，訴訟當事人已經(jīng)在服刑期間因為意外事故而死亡。本案例中，應當在哪些環(huán)節(jié)加強文書和檔案的管理？