縮微膠片數(shù)字化實(shí)質(zhì)就是將模擬信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息的過程。

對縮微膠片進(jìn)行掃描加工后，原縮微膠片應(yīng)與紙質(zhì)檔案一并保存，不能擅自銷毀。

目錄數(shù)據(jù)的錄入可采用“雙機(jī)對錄互校”方式，每一條目由兩個(gè)錄入人員分別錄入，軟件自動進(jìn)行對比較對，錯(cuò)誤數(shù)據(jù)由錄入人員修正。

唱片耐輻射，不怕強(qiáng)磁場的侵襲，可以在某些特殊場合使用。

照片檔案冊應(yīng)平放，避免重壓，防止造成照片粘連。

將粘合劑直接刷在檔案背面，再加上托紙的托裱技術(shù)稱為濕托。

照片檔案的分類方案應(yīng)保持前后一致，相對固定。

對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，要遵循三個(gè)基本原則，即統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確、統(tǒng)計(jì)方法要科學(xué)、統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目要使用實(shí)用。

無論電子文件集中存儲還是分散存儲，ERMS都應(yīng)集中存儲、管理和維護(hù)元數(shù)據(jù)。

檔案全文數(shù)據(jù)庫的建立是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的前提。