問答題

《淘金》。
小張是剛從大學(xué)畢業(yè)分配來的某廠辦公室秘書。雖然他早就聽人說過信息是資源,是財(cái)富,但究竟它的價(jià)值有多大,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策起多大作用,總感到說不清。在一次領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)上,辦公室盧主任讓小張作記錄,他才對(duì)信息工作有了較深的理解。會(huì)上,管設(shè)備的副廠長提出技術(shù)改造方案,以提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力,要求把剛剛收回的一大筆資金,重點(diǎn)投放到購買機(jī)械設(shè)備上。管財(cái)務(wù)、管生產(chǎn)的副廠長都表示支持。當(dāng)廠長正要拍板決斷時(shí),盧主任說他有點(diǎn)不同看法。領(lǐng)導(dǎo)們的目光一起轉(zhuǎn)向了他。“我先說幾條信息請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)思考:一是我國糧食進(jìn)入市場(chǎng),糧價(jià)上調(diào)趨勢(shì)十分明顯;二是國際上幾個(gè)主要糧食進(jìn)口國和糧食進(jìn)口量大的國家今年均遭自然災(zāi)害,國際性糧食歉收趨勢(shì)已定;三是供應(yīng)我廠工業(yè)糧食原料的產(chǎn)糧區(qū)今年都遭到嚴(yán)重的水災(zāi);第四,今年又是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)發(fā)展很快的一年,這些鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)不少是利用其資源優(yōu)勢(shì)從事投資少見效快的食品和釀酒業(yè),都將以糧食為原料。根據(jù)以上情況,我預(yù)計(jì),近期糧價(jià)必上漲,而且上漲幅度較大,可能每公斤上漲0.2~0.5元之間;我廠每年工業(yè)原料用糧10萬噸,按每公斤原料用糧上漲0.3元計(jì)算,每噸將上漲300元,xhy10噸就是3000元,全年就是3萬!因此,我建議當(dāng)務(wù)之急是在糧食漲價(jià)前購進(jìn)原料,這樣可以降低成本,提高競(jìng)爭(zhēng)力,獲得可觀的經(jīng)濟(jì)效益。然后再把獲得的盈利投入技術(shù)改造。由于經(jīng)濟(jì)實(shí)力強(qiáng),我們的技術(shù)改造的起點(diǎn)可以更高,做好能達(dá)到國際先進(jìn)水平。這樣,就為我們的產(chǎn)品參與國際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。……”盧主任的發(fā)言結(jié)束后,會(huì)場(chǎng)一片寂靜。領(lǐng)導(dǎo)們有的拿出計(jì)算器,仔細(xì)地算著;有的掏出鋼筆,在本子上寫著;還有的在沉思……過了一會(huì)兒,廠長發(fā)話了:“老盧提出了一個(gè)值得我們深思的問題。我同意他對(duì)糧食價(jià)格變化所作的分析和預(yù)測(cè)。擺在我們面前的問題,是先搞基本建設(shè)和技術(shù)改造,還是先購進(jìn)即將漲價(jià)的原料,取得經(jīng)濟(jì)效益后再以更大的投入進(jìn)行高起點(diǎn)的技術(shù)改造。請(qǐng)大家對(duì)這兩個(gè)方案議一議。”經(jīng)過反復(fù)比較、分析,廠領(lǐng)導(dǎo)最后采納了盧主任的意見。后來的事實(shí)證明,盧主任的預(yù)測(cè)是正確的,他的方案使企業(yè)獲得了巨大的利潤。小張敬佩地對(duì)盧主任說:“看來信息是金錢的說法一點(diǎn)不假!您是怎樣獲得這些信息的呢?”盧主任說:“信息變化極快,信息工作無止境。這次我們雖然從大量信息中淘出一些金沙,但不知還有多少金礦等待我們?nèi)ラ_掘,去淘洗,去利用。稍一馬虎,它就會(huì)從眼皮底下溜走。”淘金,把小張引入了對(duì)信息工作的深層思索……

案例《淘金》給了我們哪些啟示?

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2.問答題

兩《個(gè)預(yù)算相差十六萬》。
1995年,某省社會(huì)治安綜合治理委員會(huì)辦公室一行三人,從北京開會(huì)回來后,立即向省委、省政府寫了一份請(qǐng)示,要求迅速貫徹中央社會(huì)治安綜合治理_T-作會(huì)議精神,同時(shí)表彰全省社會(huì)治安綜合治理先進(jìn)單位和先進(jìn)個(gè)人。請(qǐng)示件是這樣寫的:關(guān)于召開全省社會(huì)治安綜合治理工作會(huì)議的請(qǐng)示省委、省政府:為了迅速貫徹落實(shí)中央社會(huì)治安綜合治理委員會(huì)召開的第××次會(huì)議精神,總結(jié)經(jīng)驗(yàn),表彰我省1994年度綜合治理工作先進(jìn)單位和先進(jìn)個(gè)人,擬于×月x日在××市召開全省綜治工作會(huì)議。參加人員為各地、市、縣分管綜治工作的領(lǐng)導(dǎo)……,共××人;會(huì)議時(shí)間為3天;會(huì)議代表住×x賓館。會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算為78萬元(詳見經(jīng)費(fèi)預(yù)算表)(略)。
省委辦公廳秘書處按辦文程序?qū)?huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算表交財(cái)務(wù)處進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)處提出如下校核意見:(1)與會(huì)人
員應(yīng)改住省委黨校招待所。因?yàn)樵撍写龡l件不錯(cuò),環(huán)境安靜,保密條件好,住宿費(fèi)用低,只是x×賓館的60%。(2)表彰獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)集體和先進(jìn)個(gè)人的獎(jiǎng)金過高,應(yīng)與前兩個(gè)月召開的工業(yè)、財(cái)貿(mào)會(huì)議表彰先進(jìn)集體和先進(jìn)個(gè)人的獎(jiǎng)金一致,即由預(yù)算的3000元和500元減為2000元和200元。核算結(jié)果,綜合會(huì)議經(jīng)費(fèi)為62萬元,比原預(yù)算計(jì)劃減少16萬元。秘書處將辦文意見報(bào)秘書長閱簽后,呈省委麻副書記審批。麻副書記批示:“同意召開會(huì)議,經(jīng)費(fèi)按辦公廳校核的預(yù)算62萬元執(zhí)行。”正當(dāng)省委辦公廳將文件送省政府領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽時(shí),省綜治辦派人急忙送來一個(gè)緊急機(jī)要件,內(nèi)容也是綜治辦的《請(qǐng)示》。省政府盧副省長在《請(qǐng)示》的首頁上批示:“同意省綜合辦提出召開會(huì)議的建議、方案和經(jīng)費(fèi)預(yù)算,請(qǐng)省委審定。”兩個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人審批的預(yù)算方案相差16萬元,該執(zhí)行哪個(gè)方案?根據(jù)麻副書記的指示,由省委秘書長找省政府秘書長和省綜合辦主任一起開會(huì)進(jìn)行協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)會(huì)結(jié)果:同意省委辦公廳提出的方案,會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算為62萬元。協(xié)調(diào)結(jié)果是令人滿意的,但留給秘書處人員一個(gè)值得思考的問題……

根據(jù)案例分析:一個(gè)不大的會(huì)議開得這么復(fù)雜,原因何在?
3.問答題

《把“0”關(guān)》。
1988年12月,某鐵路工程隊(duì)黨支部在上報(bào)給工程段的年終總結(jié)時(shí),其中有詳細(xì)記載該隊(duì)黨支部副書記、隊(duì)長在購買40根水泥電桿時(shí),一次拒賄2000元一事。恰好工程處黨委準(zhǔn)備表彰一批在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中的優(yōu)秀黨員,特指令將此事寫一專項(xiàng)材料在全工程處黨風(fēng)黨紀(jì)簡(jiǎn)報(bào)上刊登。于是,工程段領(lǐng)導(dǎo)布置段黨委辦公室迅速寫一份專項(xiàng)材料。根據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的要求,段黨辦的李秘書依據(jù)該工程隊(duì)黨支部的總結(jié)中提到隊(duì)長拒賄一事編寫專項(xiàng)材料。李秘書是一位從事秘書工作多年的老同志,對(duì)文字的斟酌、推敲堪稱高手,尤其是對(duì)各種統(tǒng)計(jì)數(shù)字特別敏感。李秘書對(duì)工程隊(duì)長在購買40根電桿時(shí)拒賄2000元一事中的“2000”元這個(gè)數(shù)字始終感到懷疑。“2000”元這個(gè)數(shù)字準(zhǔn)確嗎?如果“2000”這個(gè)數(shù)字是準(zhǔn)確無誤的,倒是一件非常典型的黨員拒賄的事例,在全處黨員、職工中能收到良好的教育效果;如果這個(gè)數(shù)字不實(shí),而將其在黨風(fēng)黨紀(jì)簡(jiǎn)報(bào)上刊登出來,則會(huì)起到不良的作用,有損于黨員形象和黨組織的威信。李秘書將自己的想法向段黨委書記做了匯報(bào)。黨委書記對(duì)老李實(shí)事求是的精神給予了表揚(yáng),非常支持老李徹底調(diào)查此事,核對(duì)“2000”元這個(gè)至關(guān)重要的數(shù)字。調(diào)查的結(jié)果是這樣的:1988年7月,該工程隊(duì)擔(dān)任某鐵路臨時(shí)通訊線路架設(shè)任務(wù)。因備料不足,尚缺40余根水泥電桿。物資部門委托該隊(duì)在就近的地方水泥預(yù)制廠購買,該隊(duì)于七月下旬在地方購買了40根水泥電桿。李秘書反復(fù)核算:水泥電桿單價(jià)是每根65元,40根總價(jià)是2600元,其中成本1800元,廠方盈利800元,如果廠方給隊(duì)長回扣2000元,那么廠方要虧損1200元;如果廠方給隊(duì)長回扣200元,那么廠方可盈利600元。顯而易見,廠方給2000元回扣是不符合實(shí)際的,是個(gè)虛數(shù),而給200元回扣倒可能是符合情理的。最后,李秘書又與廠方及該工程隊(duì)長一一核實(shí),廠方的業(yè)務(wù)員確實(shí)只給了隊(duì)長200元回扣,但當(dāng)即被隊(duì)長拒絕。而該隊(duì)黨支
部寫年終總結(jié)時(shí)為了突出這個(gè)典型事例,在拒賄200元的數(shù)字后面增加了一個(gè)“0”。情況弄清后,李秘書
把該工程隊(duì)長拒賄200元的專項(xiàng)材料編寫出來,并在處黨風(fēng)黨紀(jì)簡(jiǎn)報(bào)上刊登。由于李秘書把住了一個(gè)“0”
關(guān),避免了虛夸事實(shí)的現(xiàn)象出現(xiàn),使黨組織的刊物建立在實(shí)事求是的基礎(chǔ)之上,對(duì)提高黨組織的威信、宣
傳黨員的模范形象起到了積極的作用。處、段黨委對(duì)李秘書認(rèn)真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)給予高度贊揚(yáng),同時(shí)對(duì)該
工程隊(duì)黨支部進(jìn)行了批評(píng)教育。

案例對(duì)秘書做好文字工作有何啟示。
4.問答題

《我吃過沒按領(lǐng)導(dǎo)意圖擬稿的苦頭》。
我是一位分配到秘書部門工作不久的大學(xué)畢業(yè)生。一天,辦公室王主任根據(jù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)同志的指示,要我起草一份《XXX學(xué)院情況簡(jiǎn)介》(以下簡(jiǎn)稱《簡(jiǎn)介》)。在交代任務(wù)的同時(shí),他主動(dòng)地授意我:《簡(jiǎn)介》的內(nèi)容包括四個(gè)部分:一是學(xué)院的歷史沿革與發(fā)展;二是學(xué)院的教學(xué)改革及經(jīng)驗(yàn);三是重點(diǎn)學(xué)科的建設(shè)與學(xué)術(shù)水平;四是科技開發(fā)和科技隊(duì)伍狀況。并告訴我如何收集材料,怎樣組織材料;先寫什么,后寫什么,重點(diǎn)寫什么;等等。當(dāng)時(shí),我很想認(rèn)真傾聽,也打算把領(lǐng)導(dǎo)意圖記錄下來,但又怕這位主任瞧不起我,誤認(rèn)為我的寫作水平不高。于是,便裝出漫不經(jīng)心的樣子,不去用心判斷和領(lǐng)會(huì)主任的授意,以顯示出“不用你嘮叨,我也能勝任”的實(shí)力來。第二天,初稿按照我自己的想法和構(gòu)思脫手了,自我感覺良好。不曾想,主任審閱之后,竟在初稿上畫了四個(gè)問號(hào),提出了四條批評(píng)意見:(1)沒有寫清學(xué)院的變遷;(2)忽視了教學(xué)過程的實(shí)踐環(huán)節(jié);(3)未能反映出重點(diǎn)學(xué)科的學(xué)術(shù)水平;(4)科技開發(fā)與科技隊(duì)伍建設(shè)脫離學(xué)院的實(shí)際情況。主任還當(dāng)面指出,《簡(jiǎn)介》一定要按照他昨天的交辦意見進(jìn)行修改。面對(duì)迎面潑來的一盆“冷水”,我不知所措:按昨天的授意修改吧,可我沒有聽進(jìn)去;再請(qǐng)教主任吧,又怕丟面子。思來想去,還是決定閉門造車,我行我素。我仍按自己的主觀設(shè)想,將初稿修改了一遍。當(dāng)我拿到退回來的二稿時(shí),只見文稿上的四個(gè)問題一個(gè)也沒有減少,批語是:“務(wù)按交辦意見修改。”就這樣,經(jīng)我手起草的這份《簡(jiǎn)介》,整整用了兩周的時(shí)間,先后修改了五次,可仍不符合領(lǐng)導(dǎo)意圖。最后,在我無法修改下去的情況下,競(jìng)自作主張把第五稿交文印室打印了,并直送主管院長。院長看到剛剛印好的、不符合要求的《簡(jiǎn)介》,十分不滿,并責(zé)令王主任對(duì)我進(jìn)行批評(píng)教育。正在這時(shí),上級(jí)機(jī)關(guān)打來電話:因?qū)ν饨涣鞯男枰?,《?jiǎn)介》必須立即上報(bào)。主任見此情形,只好親自動(dòng)手修改,重新打印上報(bào)了,這才使我渡過了“難關(guān)”。

談?wù)勎覀儜?yīng)該從中吸取哪些教訓(xùn)。
5.問答題

《用文學(xué)手法撰寫工作總結(jié)》。
1985年元月,某縣茶葉公司的上級(jí)主管部門催報(bào)年度工作總結(jié)。為此,該公司的徐經(jīng)理召開各職能部門負(fù)責(zé)人會(huì)議,集體回顧、總結(jié)一年來的工作情況。經(jīng)理辦公室的何秘書被指名擔(dān)任會(huì)議記錄,并負(fù)責(zé)起草公司年度工作總結(jié)。為了寫好總結(jié),何秘書除了認(rèn)真記錄會(huì)議發(fā)言外,還做了一系列的準(zhǔn)備工作:翻閱上級(jí)文件,查找有關(guān)資料;召集業(yè)務(wù)人員座談,走訪有關(guān)負(fù)責(zé)人;收集有關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),核對(duì)某些事實(shí)……其間,有不同志建議,黨員的模范作用要作為總結(jié)的重點(diǎn),特別是黨員老王同志在負(fù)責(zé)商業(yè)大樓基建過程中節(jié)約資金二萬多元的事跡,應(yīng)在總結(jié)中多書幾筆。何秘書過去沒有寫過工作總結(jié),也未受過公文寫作的專門訓(xùn)練。但他認(rèn)為,工作總結(jié)是綜合性很強(qiáng)的文章,不僅材料要有說服力,而且語言要生動(dòng)感人,不妨采用文學(xué)手法。于是,他按照擬定的提綱,連續(xù)五天閉門謝客,專心寫作。當(dāng)寫到黨員老王同志兢兢業(yè)業(yè)工作、節(jié)約基建資金二萬多元時(shí),何秘書的文學(xué)激情油然而生,便對(duì)老王的肖像用力描寫:“他中等身材,穿著一件褪了色的灰色中山裝。前額寬大,雙鬢泛白,眉峰緊蹙,目光深沉,從那炯炯有光的眼神里,人們不難看出一種堅(jiān)毅不拔的氣概。”為了使老王的事跡催人淚下,何秘書又虛構(gòu)出一段老王不徇私情處理侄兒的情節(jié),并采用褒貶結(jié)合的形式,對(duì)叔侄二人進(jìn)行了動(dòng)作描寫和心理刻畫:“……侄兒撲通一聲跪在老王面前,額頭沁出來的汗珠順著瘦削的臉頰汩汩地滾下。他抬起一雙顫抖的手,用沙啞的嗓音哀求道:‘大伯,我錯(cuò)了,我該死,我再也不干了,饒了我吧!’……老王閃動(dòng)著一雙深沉的眼睛,陷入了痛苦的情感之中。他是親眼看著侄子長大的,深知侄子在鄉(xiāng)下的困境,也知道放走侄子是人不知鬼不覺的事情。但是他不能,他是共產(chǎn)黨員,黨和人民的利益高于一切,放走侄子就是對(duì)人民的犯罪,他的職責(zé)只能為黨旗增輝!想到這里,他果斷地?fù)軇?dòng)了身旁的電話……”為了表達(dá)上的需要,何秘書又想當(dāng)然地將節(jié)約資金二萬多元改為三萬多元。僅老王這一個(gè)典型人物,總計(jì)用了二千四百多字,占了總結(jié)全文的四分之一。五天后,洋洋萬言的初稿送到了徐經(jīng)理手中。在通稿的那天,何秘書遵照經(jīng)理的指示,首先將工作總結(jié)繪聲繪色地朗讀了一遍。讀畢,有的搖頭,有的撇嘴。徐經(jīng)理開門見山地說:“念得不錯(cuò),文筆也可以,就是文學(xué)色彩太濃,有些部分像小說。”財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人笑著問:“商業(yè)大樓的決算還沒有出來,你怎么知道節(jié)約了三萬多元?我粗估了一下,頂多只能節(jié)約六千元。統(tǒng)計(jì)數(shù)字不能夸張。”其他同志也說,寫總結(jié)不是搞文學(xué)創(chuàng)作,先進(jìn)事跡也只能概括地?cái)⑹?。討論的結(jié)果,工作總結(jié)要大改。根據(jù)經(jīng)理和大家的意見,何秘書對(duì)工作總結(jié)反復(fù)修改了三次,刪去了大量描述性段落和虛構(gòu)的情節(jié)。在第二次通稿會(huì)上,修改稿獲得一致通過。后經(jīng)一位老秘書斟酌,便由經(jīng)理簽發(fā)上報(bào)了。

分析秘書文字工作的思維特點(diǎn)和表達(dá)特點(diǎn)。