一周來(lái)，MIS一直折磨著董凱文，同濟(jì)大學(xué)資深的劉教授給MBA學(xué)生們布置了一道不難不易的作業(yè)：你心中的MIS。起初，凱文認(rèn)為只要幾句話就能完成這道簡(jiǎn)單的作業(yè)?？墒?，隨著對(duì)教材的翻閱和劉教授講課內(nèi)容的回味，凱文感到這道題越發(fā)顯得復(fù)雜、深?yuàn)W，以至難以下筆。好在，自己的好友徐新在蘇鹽貿(mào)發(fā)總公司任老總，并在清華的EMBA班學(xué)習(xí)，業(yè)內(nèi)人士都說(shuō)善于求新的他對(duì)新思想接受較快。找他商量商量，也許能互相啟迪。
走進(jìn)好友的辦公室，整潔的辦公桌上除了一部筆記本電腦和一副筆架，竟無(wú)分門(mén)別類的文件夾，給凱文眼球以最大沖擊的是兩塊鐫刻著紅色“銷售狀元”和“全國(guó)鋼材銷售百?gòu)?qiáng)企業(yè)”的大字銅牌，頒獎(jiǎng)單位分別是“南京鋼鐵聯(lián)合有限公司”和“中國(guó)流通協(xié)會(huì)”。
“你在電話中所問(wèn)的MIS問(wèn)題，幾句話說(shuō)不清楚，請(qǐng)你來(lái)看一看，或許你自己能悟出來(lái)。”徐新把輕薄型IBMThinkPad推到凱文的面前。
“我先看看你們的進(jìn)銷存吧?！眲P文頗為內(nèi)行地點(diǎn)擊了“進(jìn)貨”，展現(xiàn)在屏幕上的是大大小小的窗口。不斷變化的數(shù)據(jù)，反映從各鋼鐵廠進(jìn)貨的瞬時(shí)數(shù)量，同時(shí)顯示各種規(guī)格、價(jià)格、提貨期、庫(kù)名，窗口下方的進(jìn)貨累計(jì)和在途累計(jì)數(shù)也在不停地變化?！翱纯瓷衔缣冀Y(jié)鋼的進(jìn)貨情況?！毙煨逻呎f(shuō)邊在品名欄輸入TJG三個(gè)字母，屏幕上立即顯示出從每個(gè)鋼廠進(jìn)的各種碳結(jié)鋼的明細(xì)情況，既可按時(shí)間先后分布，也可按數(shù)量大小排列。凱文暗暗贊嘆，以前看到的進(jìn)銷存都要到月底盤(pán)存才能得到確數(shù)，想不到這里的數(shù)據(jù)都是隨機(jī)的、瞬時(shí)的。“徐總，看來(lái)你真是一目了然啊?！薄安唬?，公司每個(gè)人都像我一樣知道公司的進(jìn)銷存實(shí)況?！薄坝辛诉@套系統(tǒng)，你們的對(duì)帳工作量一定大為減少了吧？”“我門(mén)根本就不對(duì)帳，所有數(shù)據(jù)在邏輯上都是關(guān)聯(lián)的。各環(huán)節(jié)沒(méi)有未達(dá)帳，業(yè)務(wù)部只有開(kāi)票員，沒(méi)有商品帳會(huì)計(jì)，財(cái)務(wù)部不設(shè)材料員?！薄澳銈兊膸?kù)存與銷售是如何作業(yè)的呢？”凱文打破沙鍋問(wèn)到底?！?個(gè)銷售點(diǎn)都可開(kāi)票銷售每一個(gè)倉(cāng)庫(kù)的不同鋼材。各銷售點(diǎn)都能隨時(shí)調(diào)出庫(kù)存和進(jìn)貨及訂貨數(shù)據(jù)，包括鋼廠正在生產(chǎn)的品種和數(shù)量，往往貨還沒(méi)入庫(kù)，就提前銷售了?！毙煨逻呎f(shuō)邊打開(kāi)“在途”，只見(jiàn)隨著一個(gè)個(gè)數(shù)據(jù)的變色，不少尚未入庫(kù)的品種已被預(yù)訂了。他又點(diǎn)擊一下“南鋼生產(chǎn)信息”，屏幕上立即換成南鋼當(dāng)時(shí)正在生產(chǎn)的品種和生產(chǎn)數(shù)字。
“這套系統(tǒng)最厲害的還是對(duì)價(jià)格的反映和控制。”徐新隨手點(diǎn)擊“價(jià)格”，又輸入“螺紋鋼”的漢語(yǔ)拼音字母，屏幕上立即顯示各銷售點(diǎn)正在開(kāi)票的不同鋼廠螺紋鋼的價(jià)格。而“公共信息欄”上一行行游動(dòng)的文字向總經(jīng)理匯報(bào)由各業(yè)務(wù)員輸入的螺紋鋼價(jià)格變化情況。正在此時(shí)，分管價(jià)格的施副總進(jìn)門(mén)向徐新報(bào)告：“徐總，根據(jù)系統(tǒng)反映和開(kāi)票情況，本周螺紋鋼成交價(jià)比上周平均上漲20元/噸，建議適當(dāng)調(diào)價(jià)?！睅缀跬瑫r(shí)，南鋼分管銷售的D副總給徐新打來(lái)電話，向銷售商了解螺紋鋼價(jià)格走勢(shì)。徐總對(duì)著手機(jī)自信地分析：“根據(jù)這幾天的成交情況和價(jià)格走勢(shì)，我們可以有把握地得出結(jié)論：螺紋鋼市場(chǎng)已經(jīng)止跌回升，目前大螺價(jià)格成交均價(jià)為3080元/噸，建議廠價(jià)不必下調(diào)。我公司下月計(jì)劃可適當(dāng)增加?！笨磥?lái)這位南鋼的銷售狀元在廠家的心目中的確不一樣。徐新接著介紹：“以前鋼材價(jià)格變化，少數(shù)業(yè)務(wù)人員利用打時(shí)間差、先提貨后開(kāi)票或先開(kāi)票后提貨等手段損害公司利益，導(dǎo)致利潤(rùn)流失?，F(xiàn)在上了MIS，總經(jīng)理及時(shí)調(diào)整并鎖定價(jià)格，控制幅度。價(jià)格太低影響效益，電腦不讓開(kāi)票；價(jià)格太高影響企業(yè)形象，電腦同樣不讓開(kāi)票。所有的業(yè)務(wù)行為都很透明，客戶也很放心。
“你們的業(yè)務(wù)與物流如何結(jié)合呢？”凱文沒(méi)忘記老師講的MIS帶來(lái)物流方式的變革?！懊磕甑亩嗳f(wàn)噸材料進(jìn)出，由三家第三方物流公司來(lái)做?！毙炜傔呎f(shuō)邊點(diǎn)擊“承運(yùn)”，只見(jiàn)一張張電子送貨單上標(biāo)明每一筆物資的具體承運(yùn)單位、承運(yùn)價(jià)格和承運(yùn)時(shí)間；承運(yùn)回單則分別顯示送到時(shí)間、地點(diǎn)、收貨人和實(shí)收數(shù)?！斑@套系統(tǒng)使我們隨時(shí)了解承運(yùn)方在多長(zhǎng)時(shí)間將物資送到客戶手中，有無(wú)短少，?！毙炜傃a(bǔ)充道。凱文從屏幕上看到南京城內(nèi)鋼材運(yùn)價(jià)低于正常運(yùn)價(jià)，便問(wèn)：他們的運(yùn)費(fèi)怎么這么低呢？徐總仿佛看出了凱文的心思：“由于我們的配載計(jì)劃性很強(qiáng)，時(shí)間銜接科學(xué)，提高了物流公司的效率，加上數(shù)量又比較大，所以我們的運(yùn)費(fèi)比其他公司要低30%?！眲P文心算了一下：每噸運(yùn)費(fèi)如果節(jié)省4-7元，一年就是100-175萬(wàn)元！他不由對(duì)這位老友刮目相看了。
“再來(lái)看看財(cái)務(wù)系統(tǒng)吧”凱文顯然意猶未盡，徐新馬上打開(kāi)財(cái)務(wù)系統(tǒng)窗口，只見(jiàn)“財(cái)務(wù)”的主菜單下又列出了銷售、成本、費(fèi)用、差價(jià)、稅收、毛利、應(yīng)收、應(yīng)付等各個(gè)子菜單，子菜單下面又列出各部門(mén)、個(gè)人的明細(xì)表。每一筆業(yè)務(wù)發(fā)生，所有的數(shù)據(jù)自動(dòng)更新一次。要知道，這些帳目涉及到十幾個(gè)鋼廠、九個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)、一千多個(gè)品種、幾百個(gè)客戶、還有好幾個(gè)倉(cāng)庫(kù)。在價(jià)格幾天一變的情況下，如果沒(méi)有MIS，僅是每個(gè)月的帳帳相符、帳實(shí)相符就不知道要增加多少人手?！澳銈兊呢?cái)務(wù)工作量一定很大吧？”“那是當(dāng)然。每年8個(gè)億左右的銷售收入，近10個(gè)億的資金流量，上萬(wàn)筆業(yè)務(wù)，工作量自然不小，可是MIS解放了生產(chǎn)力，我們兩個(gè)公司只有3名財(cái)務(wù)人員?！薄?名？真是難以想象！”
看完了進(jìn)銷存、費(fèi)用、財(cái)務(wù)、價(jià)格、物流等系統(tǒng)，凱文仍不滿足，索性要徐新詳細(xì)談?wù)劇跋硎堋盡IS的體會(huì)。
“我上這套系統(tǒng)是在2000年，邊開(kāi)發(fā)邊完善，2003年8月正式使用。2000年之前，公司銷售額已經(jīng)達(dá)到4個(gè)多億，成為南鋼銷售前十強(qiáng)，然而，每年的凈利潤(rùn)卻十分有限，甚至保本而已。問(wèn)題在哪里？主要在于內(nèi)部?jī)r(jià)格競(jìng)爭(zhēng)、不規(guī)范的時(shí)間差、膨脹的流通費(fèi)用和庫(kù)存及管理成本，最為重要的是調(diào)價(jià)階段的時(shí)間差導(dǎo)致利潤(rùn)大量流失。1999年前為處理不規(guī)范經(jīng)營(yíng)，還辭退了幾個(gè)業(yè)務(wù)人員，那時(shí)的經(jīng)營(yíng)管理，實(shí)在累啊，你總不能盯著每筆業(yè)務(wù)吧！2000年我們被迫上了這套系統(tǒng)，不僅銷售逐步上升，更重要的是杜絕了利潤(rùn)流失。你要問(wèn)我體會(huì)最深的是什么，一句話：MIS就是利潤(rùn)。”說(shuō)完，他給凱文續(xù)了一茶杯。
“這套MIS一定投入不菲吧，培訓(xùn)一定很復(fù)雜。員工能接受嗎？”“這套設(shè)施軟硬件一共投入30萬(wàn)，另外，由于各網(wǎng)點(diǎn)是通過(guò)Internet聯(lián)結(jié)的，又花3萬(wàn)元上了防火墻，系統(tǒng)安全可靠。至于培訓(xùn)就更簡(jiǎn)單了，只要會(huì)上網(wǎng)就會(huì)操作。你看我們的界面多直觀哪，你剛才不也操作自如嗎？”
“公司從2000年以來(lái)，沒(méi)有增加員工，但銷售卻增加了一倍，效益增長(zhǎng)了許多倍！對(duì)員工的考核更及時(shí)、透明，激勵(lì)更強(qiáng)。這幾年，沒(méi)有一個(gè)員工離開(kāi)公司，企業(yè)內(nèi)部非常融洽，我們與主要供應(yīng)商--鋼廠的關(guān)系進(jìn)一步深化。兩年前，我們成立了南京沿海物資實(shí)業(yè)有限公司，專門(mén)銷售南鋼的鋼材，這個(gè)新成立的公司已連續(xù)兩年奪得‘南鋼銷售狀元’稱號(hào)，MIS從內(nèi)容和形式上提升了蘇鹽貿(mào)發(fā)”，說(shuō)到這里，徐新笑了笑：“不瞞老朋友，有了這套MIS，我現(xiàn)在基本上不聽(tīng)匯報(bào)，也很少看材料和主持經(jīng)濟(jì)分析會(huì)，正真地從文山會(huì)海中解脫出來(lái)。無(wú)論走到哪里，只要帶著Thinkpad，對(duì)公司情況都了如指掌。我現(xiàn)在的主要時(shí)間都用來(lái)學(xué)習(xí)和拜訪大客戶?！甭?tīng)完徐新的介紹，凱文自己也仿佛有一種從困頓中解脫的感覺(jué)，他舉起茶杯，一飲而盡，頓覺(jué)腦清氣爽，心曠神怡----“好茶！”